選擇電子發(fā)票管理系統(tǒng)之前，首先需要明確自己的管理需求和目的。

一般主要有員工預(yù)填發(fā)票、發(fā)票查重、真?zhèn)尾轵?yàn)、原件歸檔這幾個大的需求，歸根到底想要到達(dá)對電子發(fā)票更加高效、安全的管理，但是各個需求的側(cè)重點(diǎn)又有所不同。

一、員工預(yù)填

很多企業(yè)在電子發(fā)票報(bào)銷方面仍然采用紙質(zhì)發(fā)票的報(bào)銷流程，將電子發(fā)票打印成紙質(zhì)然后財(cái)務(wù)再審核報(bào)銷。雖然這樣比較麻煩，但是大家都心照不宣地沿用著此法。

但是，自財(cái)政部發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，通知要求“單位以電子會計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會計(jì)憑證”。

企業(yè)才轉(zhuǎn)變發(fā)票管理模式，尋求解決之法。怎樣才能讓員工提供電子發(fā)票原件，財(cái)務(wù)實(shí)時(shí)接收并審核保存發(fā)票，這是員工預(yù)填需要做到的。從使用《發(fā)票小工具》員工預(yù)填的單位來看，在電子發(fā)票原件歸檔上，規(guī)模較大的企業(yè)在這方面的意識要高于規(guī)模較小的企業(yè)。并且，他們知道員工預(yù)填能夠達(dá)到電子發(fā)票原件存儲的目的。

二、發(fā)票查重

顧名思義，查驗(yàn)重復(fù)發(fā)票，這也是電子發(fā)票帶來的最大問題：發(fā)票重復(fù)報(bào)銷，電子發(fā)票不限次地打印給重復(fù)發(fā)票提供了造假的土壤，放任不管的話，等著企業(yè)的將是偷逃稅的罪名和成倍的稅務(wù)罰款。

因此，發(fā)票查重可以說是企業(yè)財(cái)務(wù)人員管理發(fā)票不可或缺的部分，操作起來也非常簡單。財(cái)務(wù)收到員工提交的發(fā)票，點(diǎn)擊掃碼查重，系統(tǒng)自動識別發(fā)票，查驗(yàn)該發(fā)票是否存在重復(fù)。

三、真?zhèn)尾轵?yàn)

電子發(fā)票除了重復(fù)報(bào)銷，另一個難題就是虛假報(bào)銷問題，電子發(fā)票中的信息被惡意篡改后拿到財(cái)務(wù)處報(bào)銷的情況時(shí)常發(fā)生。為防患于未然，企業(yè)能做的就是保證入賬的每一張發(fā)票都是真實(shí)有效的。

四、原件歸檔

企業(yè)沒有采用員工預(yù)填的模式，財(cái)務(wù)收到員工以聊天記錄或是郵件的方式發(fā)來的電子發(fā)票原件，不用著急于將這些發(fā)票打印出來然后手工錄入到EXCEL表格中。電子發(fā)票的本意是給大家提供便利的，這樣的管理非但沒有提供便利，反而增加了財(cái)務(wù)的工作量。

這個時(shí)候，原件歸檔就顯得格外重要了，通過發(fā)票原件的導(dǎo)入，直接錄入到小工具系統(tǒng)中，自動識別發(fā)票信息，根據(jù)發(fā)票號碼、代碼、校驗(yàn)碼、開票日期等信息建立電子臺賬。