第一章 總 則

第一條 為規(guī)范電子發(fā)票歸檔管理，依據(jù)《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財政部國家檔案局財會〔2020〕6號）和《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》（檔辦發(fā)〔2015〕4 號）等規(guī)章制度，依據(jù)公司《財務(wù)檔案管理辦法》等規(guī)章制度，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。

第二條 本辦法適用于以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證的財務(wù)檔案管理單位。

第三條 財務(wù)職能部門為電子發(fā)票管理職能部門。未設(shè)置財務(wù)管理機構(gòu)的單位，由公司行政職能部門負(fù)責(zé)電子發(fā)票電子歸檔管理工作。

第二章 電子文件命名規(guī)范

第四條 電子發(fā)票歸檔實行紙質(zhì)打印件分級管理，財務(wù)檔案管理部門歸口管理電子會計憑證。

第五條 電子發(fā)票報銷需由報銷部門承辦人員提交紙質(zhì)打印件和下載電子版。

第六條 電子發(fā)票下載電子版命名規(guī)則：

年度月份-憑證號（預(yù)留，財務(wù)修改）【發(fā)票類別P/Z】-序列號 -發(fā)票號碼-【成本/費用】-金額

（一）年度月份共6個字節(jié)，2022年8月以“202208”表示；

（二）憑證號4個字節(jié)，電子版下載時統(tǒng)一標(biāo)識為“0000”，具體憑證號由財務(wù)人員按本規(guī)范有關(guān)要求進(jìn)行歸檔整理。

（三）發(fā)票類別：主要區(qū)分為增值稅普通發(fā)票（INV）和增值稅專用發(fā)票（VAT），可以用“P”或“I”表示普通發(fā)票，“Z”或“V”表示專用發(fā)票。銀行票據(jù)以“Y”表示，行政事業(yè)單位收費以“X”表示，稅務(wù)部門電子發(fā)票以“S”表示。

（四）序列號：2個字節(jié)，以數(shù)字表示，不足2個字節(jié)的以“0”補足；

（五）發(fā)票號碼為8個數(shù)字；

（六）成本（費用）類別要分別標(biāo)注；

（七）金額，根據(jù)發(fā)票據(jù)實填寫。

第七條 必要時，可以電子發(fā)票電子名稱前加公司簡稱。公司簡稱原則上統(tǒng)一為4個漢字，必要時可采用以數(shù)字形式的公司代碼。

（一）公司代碼由財務(wù)檔案職能部門經(jīng)批準(zhǔn)后統(tǒng)一發(fā)布。

（二）公司代碼一經(jīng)發(fā)布，至少在一個會計年度內(nèi)不得變更，確保公司數(shù)字代碼的持續(xù)穩(wěn)定性。

第八條 職能部門經(jīng)辦人員在報銷時，應(yīng)按規(guī)定打印出電子發(fā)票，提交報銷審批表，同步提交電子發(fā)票電子文件。

電子文件名按本規(guī)范有關(guān)要求進(jìn)行命名，未提交規(guī)范命名的電子發(fā)票的電子文件的，財務(wù)部門不再審核，不得報銷、不得記賬。

第三章 存儲規(guī)范

第九條 已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位，實施了會計信息系統(tǒng)，與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現(xiàn)電子化（不包括紙質(zhì)憑證掃描，下同），可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長期保存，歸檔。

如與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等未實現(xiàn)電子化，可單獨將電子發(fā)票通過歸檔接口或手工導(dǎo)入

第十條 未建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位，可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長期保存，編制檔號。

存儲結(jié)構(gòu)按下圖所示：

第十一條 電子歸檔管理方法：

（一）財務(wù)部門在成本費用相應(yīng)文件夾下設(shè)置“電子發(fā)票歸檔”文件夾，在電子發(fā)票歸檔按“年度”設(shè)置；

（二）“年度”文件夾下按“年月”設(shè)置的文件夾；

（三）“年月”文件夾可按按“憑證號”設(shè)置子文件夾。

（四）年度會計期間終結(jié)后，將本年度的電子發(fā)票文件夾全部內(nèi)容轉(zhuǎn)存至“財檔管理”目錄下“電子發(fā)票歸檔”。

第四章 附 則

第十二條 本規(guī)范由財務(wù)職能部門負(fù)責(zé)修訂和解釋。

第十三條 本規(guī)范經(jīng)辦公會審議批準(zhǔn)，從印發(fā)之日起開始執(zhí)行。本規(guī)范發(fā)布之前未建立電子發(fā)票歸檔管理的，應(yīng)按本規(guī)范要求補建。