審計，不論是年審還是專項審計，現(xiàn)在絕大部分還是停留在手工擼底稿的階段，光填各個會計科目的明細(xì)表，有時都占據(jù)了審計人員絕大部分時間。

在不能熟練運用Excel的情況下，填明細(xì)表會顯得比較費勁，有時即使在Excel比較熟練的情況下，遇到財務(wù)核算比較薄弱的企業(yè)，填明細(xì)表也會讓人比較惡心，經(jīng)常有實習(xí)生、審計新人，光是搞一個明細(xì)表，就弄了大半天，特別是六大往來的明細(xì)表、銀行存款的明細(xì)表…今天老三介紹幾個可能容易被忽略的實用小技巧。

我們直接以例子來看吧，假設(shè)現(xiàn)在A審計人員做的是2018年管理費用的審計底稿，先來看看上年管理費用明細(xì)表（參考）：

正常做底稿的思路，大部分人會選擇在上年底稿的基礎(chǔ)上，將表格的年份改一下，將上圖中2017年的數(shù)據(jù)直接復(fù)制到下方表格的2017年處，作為上期管理費用的數(shù)據(jù)，而本期（2018年）管理費用數(shù)據(jù)的填列，根據(jù)企業(yè)給的科目余額表（或PBC）來填，最常用的是Vlookup函數(shù)。

我們就來說說填列的這一步，我們會發(fā)現(xiàn)，用Vlookup函數(shù)填這個表格的時候，經(jīng)常會出現(xiàn)三個問題：

1、審計底稿管理費用的二級明細(xì)跟被審計單位財務(wù)賬上記錄的二級明細(xì)分類不一致，用Vlookup函數(shù)去做的話，經(jīng)常會出現(xiàn)缺胳膊少腿的情況，最后還得挨個去尋找

2、審計底稿管理費用的二級明細(xì)名稱有些跟被審計單位的名稱可能不太一樣，有時還有空格等的影響，導(dǎo)致Vlookup函數(shù)做起來經(jīng)常有V不到的情況

3、被審計單位管理費用二級明細(xì)分類更多，有些可能需要合并到一起填到審計底稿的某個二級明細(xì)，如被審計單位“管理費用”下面沒有設(shè)置“職工薪酬”二級明細(xì)，而是直接分成“工資”“社會保險費”等等…此時，需要將這幾個合并到一起列示在底稿的“職工薪酬”二級明細(xì)。顯然，這種情況也不太適合用Vlookup函數(shù)。

實務(wù)中很容易出現(xiàn)上面的三種情況，那當(dāng)出現(xiàn)上面的三種情況時，該咋辦呢？一個一個粘貼？一個一個相加？要是后期數(shù)據(jù)有變動情況呢，不得重頭再來？

這里，老三介紹一種方法：Sumif函數(shù)

其實，老三之前就已經(jīng)有寫過一篇文章，里面也是用Sumif函數(shù)來解決問題，原理是相同的，有興趣可以看下之前的文章：

Sumif函數(shù)，在管理費用合并中還能這么用

先把科目余額表的管理費用弄出來，最好復(fù)制到另一張新的Sheet表操作，方便一點，企業(yè)會計科目二級明細(xì)代碼一般是六位數(shù)，因此可以篩選一下子復(fù)制出來，審計底稿（順序保持不變）和科目余額表放在一起，方便操作，并在審計審計底稿左邊填充數(shù)字1、2、3、4…并保持填充的數(shù)字不變，方便接下來使用Sumif函數(shù)

接下來，在科目余額表左邊標(biāo)上數(shù)字（如：折舊費，審計底稿左邊的數(shù)字是“2”，在科目余額表找到“折舊費”，在折舊費左邊對應(yīng)標(biāo)一個“2”）。接下來，在審計底稿2018年需填列數(shù)據(jù)的地方用Sumif函數(shù)

最后，往下一拉，得到最終結(jié)果：

此種方法，還是比較快速的，特別是當(dāng)管理費用二級明細(xì)名稱不一致，企業(yè)財務(wù)核算比較混亂等情況下，用這種方法更加快速。當(dāng)然，如果企業(yè)管理費用二級明細(xì)和審計底稿的二級明細(xì)名稱和分類一模一樣，用Vlookup函數(shù)也是很快的…

此方法，不只在管理費用中可以用，在銷售費用中也可以用，在合并管理費用、合并銷售都可以用…還有其他任何類似的地方，都可以考慮用這種自己“建立”唯一標(biāo)識，再用函數(shù)解決問題的方法…

此外，如果兩邊是一一對應(yīng)的，只是部分名稱不太一樣，也可以考慮建立“123456…”為唯一的標(biāo)識，用Vlookup函數(shù)去做，這樣就不用一個一個去改名稱了…

除了Sumif函數(shù)，這里老三再介紹一個技巧：升序排列（或降序排列）。升序排列和降序排列這個在實務(wù)中很容易被忽略，其實，只要用得好，單車變摩托。我們直接以另外一個案例來看：貨幣資金明細(xì)表

貨幣資金明細(xì)表是一個“又臭又長”的表，說它長，是因為它確實很長，說它“臭”，那是因為這玩意，填起來不好填。為啥呢？因為本期借貸方填起來費勁啊，特別是當(dāng)被審計單位有幾十個甚至上百個銀行賬戶的時候，如果一個一個粘，得粘到猴年馬月…

底稿里面的銀行賬號一般是用全稱（因為可能要發(fā)函等等，底稿一般記錄的是全稱，即使是簡稱，跟被審計單位科目余額表的簡稱一般多多少少都可能會有差異），而被審計單位科目余額表一般都是用“簡稱”，而且還分一級二級三級…Vlookup函數(shù)就別想用了，新來的實習(xí)生或者新人，很多時候都是“被逼無奈”，借貸方只能一個一個粘，這也是新來的小朋友工作效率特別低的原因之一。

那怎么辦呢？或許降序排列或升序排列是一個比較好的方法，按照期初數(shù)的金額，將審計底稿和科目余額表同時進(jìn)行降序排列（或升序排列），因為期初數(shù)金額一般不一致，因此采用這種方法，基本上兩邊的順序都是一樣的，當(dāng)然可能會存在極少數(shù)的銀行賬戶期初金額一致或者其他情況導(dǎo)致順序稍微出現(xiàn)錯位的情況，但這個不影響，可以進(jìn)行簡單的檢查校驗！

檢查校驗沒問題后，或者有問題經(jīng)過稍微調(diào)整后，順序調(diào)成都是一樣，借貸方的金額直接復(fù)制粘貼就可以了…

排序的功能還普遍運用在往來款明細(xì)表的填列當(dāng)中。我們知道，六大往來，審計師每年都會對期末余額為負(fù)數(shù)的部分進(jìn)行重分類，但是這部分負(fù)數(shù)重分類企業(yè)一般不做賬，那在做第二年審計的時候，期初數(shù)就有許多和企業(yè)賬上對不上的，再加上企業(yè)當(dāng)年可能有新增的客戶或供應(yīng)商，可能有部分客戶或供應(yīng)商無交易往來了，此時審計底稿的填列也是一件麻煩的事情。

很多人會發(fā)現(xiàn)，如果用Vlookup函數(shù)去做，在對方單位數(shù)量比較多的情況下，會很費時費力，而且還容易出錯，此時如果用底稿期末未審數(shù)進(jìn)行降序排列（或升序），將企業(yè)給的往來款輔助明細(xì)按期初金額也進(jìn)行降序排列（或升序），此時基本上順序就差不多了，檢查校驗后，進(jìn)行細(xì)微調(diào)整，就可以直接填底稿了…

降序排列和升序排列功能挺好用的，審計實務(wù)中，最好學(xué)會這兩個小技巧，能節(jié)省不少時間！